6) управление реализацией стратегии (мультипроектое управление).

Оценка аутсорсера позволит фирме правильно подобрать нужного для фирмы провайдера и не разочароваться в случае неверного выбора.

2.4. Как обезопасить свою фирму от обмана и некомпетентности аутсорсера

Обезопасить свою фирму от обмана аутсорсера – возможно, хотя это сопряжено с множеством трудностей.

Пример:

В штате бухгалтерии ЗАО имеются главный бухгалтер, его заместитель и несколько бухгалтеров. Главный бухгалтер уволился. На заместителя исполнение обязанностей не возложено. ЗАО заключает договор аутсорсинга с аудиторской фирмой о направлении специалиста для организации и ведения бухгалтерского и налогового учета и составления отчетности. Этот специалист руководит деятельностью бухгалтерии и принимает решения, не выполняя никакой конкретной работы и не подписывая документы.

Каковы права и обязанности, а также ответственность данного специалиста?

Кто должен подписывать бухгалтерские документы и отчетность: данный специалист, заместитель главного бухгалтера либо генеральный директор должен ставить две подписи (за себя и главного бухгалтера)?

Кто в данной ситуации несет ответственность, кроме генерального директора, за принимаемые решения и как обезопасить свою фирму от возможной некомпетентности?

В российском законодательстве нет понятия договора аутсорсинга, поэтому его содержание каждый раз зависит от воли обеих сторон, его заключающих. Традиционно под этим договором понимают соглашение возмездного оказания услуг, связанный с предоставлением персонала. Именно по этому к такому договору применяются нормы гл.39 ГК РФ.

От условий заключенного договора аутсорсинга зависят права, обязанности и ответственность предоставленного специалиста.

Здесь возможны два варианта:

1. В первом по договору аудиторская компания полностью принимает на себя обязанности по ведению бухгалтерского и налогового учета ЗАО, и ее специалист обладает правами и обязанностями главного бухгалтера, предусмотренными ст. 7 Федерального закона № 129– ФЗ от 21 ноября1996 г. «о бухгалтерском учете» (в ред. От 30 июня 2003 г.; далее – Закон). В соответствии с положениями данной статьи, аудитор отвечает за соответствие осуществляемых операций законодательству РФ, осуществляет контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования специалиста по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. В случае разногласий между генеральным директором и специалистом по осуществлению отдельных хозяйственных операций, документы могут быть приняты с письменного распоряжения генерального директора, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

2. Во втором случае по договору аудиторская компания предоставляет услуги по консультации в области бухгалтерского и налогового учета и составления отчетности. В этом случае, специалист аутсорсинговой компании вправе давать только консультации, качественное выполнение консультационных заданий будет его единственной задачей. Поэтому, его решения могут носить только рекомендационный характер, и он не может руководить деятельностью бухгалтерии.

Что касается ответственности и безопасности фирмы, то в обоих случаях ответственность будет нести нанятый специалист перед своей аудиторской фирмой, а он уже в свою очередь будет отвечать перед ЗАО.

В первом пересмотренном случае, аудиторская фирма будет отвечать полностью за ведение бухгалтерского и налогового учетов, составление отчетности. За нарушения, которые обнаружат проверяющие органы, именно аудиторская фирма и будет нести всю ответственность.

Во втором случае, ответственность аудиторской фирмы будет ограничиваться лишь ответственностью за некачественное оказание консультаций, которая оговорена в контракте.

В обоих случаях, при нанесении действиями ущерба ЗАО специалистом аудиторской фирмы, то оно вправе обратиться в суд и потребовать возмещение причиненного ущерба.

В случае если по договору аутсорсинга, как отмечалось выше, консультантом полностью передается ведение бухгалтерского учета, то в силу п. 5 ст. 13 Закона бухгалтерскую отчетность подписывают генеральный директор ЗАО и руководитель аудиторской фирмы. В противном случае право подписи имеет только генеральный директор. Если в трудовом договоре заместителя главного бухгалтера нет положений о том, что в случае отсутствия главного бухгалтера заместитель исполняет его обязанности, то подписывать бухгалтерскую отчетность заместитель не имеет права. И обязать его это сделать никто не вправе.

Ответственность за правильное ведение бухгалтерского и налогового учета и составление отчетности лежит на аудиторской фирме только в случае полной передачи ведения отчетности. Генеральный директор в силу п. 1 ст.6 Закона отвечает лишь за правильную организацию ведения бухгалтерского учета, то есть за то, проявил ли он надлежащую осмотрительность при выборе соответствующей организации.

Если же аудиторская фирма оказывает консультационные услуги, то вся ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета лежит на генеральном директоре ЗАО.

Прежде чем заняться внедрением аутсорсинга, необходимо четко сформулировать задачи, которые организации предстоит решить с его помощью. Исходя из поставленных целей, определяются критерии оценки успешности проекта.

В период подготовки к переходу на аутсорсинг руководством проводится оценка готовности организации к данному процессу. Аутсорсинговая компания также должна пройти подготовку. В начале опрашиваются сотрудники клиента, участвующие в процессе кадрового администрирования и расчета оплаты труда. Определяется состояние компании на сегодняшний день, и провайдер предлагает пути его улучшения. После проведенного анализа предприятия, клиенту представляется «Сборник процедур” – документ, определяющий будущие взаимоотношения партнеров, являющийся приложением к договору в виде «Протокола разграничения зон ответственности между сторонами”. Наличие данных документов способствует избежанию разочарований в процессе совместной работы.